La comunicación constructiva pretende que los intercambios de información sean productivos y eficaces, permitiendo que el flujo laboral de cualquier compañía se desarrolle de manera óptima.
La comunicación abarca una gran diversidad de elementos que van mucho más allá de las palabras y el lenguaje verbal. Desde una mirada hasta un sonido pueden formar parte del flujo de comunicación constante en el que nos encontramos. Es por este motivo que el lenguaje no verbal cobra verdadera importancia en todos los ámbitos de nuestra vida y no debería menospreciarse su relevancia en las relaciones laborales.
En las comunicaciones profesionales, lo más común es que prevalezca el pensamiento racional. Sin embargo, el componente emocional es algo que no se puede eliminar y que, por lo tanto, es importante saber manejar en nuestro beneficio. La comunicación constructiva pretende que los intercambios de información sean productivos y eficaces, permitiendo que el flujo laboral de cualquier compañía se desarrolle de manera óptima.
La importancia de la comunicación en la empresa
Tener un buen flujo comunicativo repercutirá positivamente en numerosos aspectos de la compañía, haciendo que los profesionales trabajen de forma más eficiente sin perder el tiempo en estos intercambios de información. Entre las ventajas más destacadas, se encuentran las siguientes:
– Aumento de la confianza. La ausencia de problemas en el trabajo genera un buen clima entre las personas que componen la empresa, lo que creará lazos de confianza que ayudarán tanto en la toma de decisiones como en la delegación de tareas.
– Mayor implicación en la empresa. Como consecuencia directa, si aumenta la buena relación entre los empleados, al final se creará un mayor grado de implicación con la empresa en general. Existiendo un buen flujo de información, los profesionales conocerán a fondo la situación de la compañía y podrán colaborar y esforzarse por alcanzar las metas previstas.
– Rapidez en los procesos. Gracias a la comunicación constructiva, será posible minimizar la burocracia comunicativa que habitualmente ralentiza los proyectos. Eliminando cualquier discusión o diálogo inútil, se agilizarán los procesos laborales de tal manera que el tiempo empleado por cada persona será mucho más productivo, puesto que podrán centrarse al 100% en sus tareas.
– Mejora de la cultura corporativa. Todas las ventajas que nacen de la comunicación constructiva favorecen el buen funcionamiento de la empresa, lo que se traduce en una nota muy positiva de la cultura corporativa. Que los equipos están satisfechos en el lugar donde trabajan, supondrá un gran atractivo para la empresa y la mejora de su employer branding.
Tipos de comunicación empresaria
Mantener un adecuado intercambio de información dentro de la empresa resulta clave para que todos los elementos actúen de forma sinérgica y se genere un ciclo de trabajo productivo. Atendiendo a qué partes estén implicadas, existen dos tipos de comunicación profesional:
– Comunicación interdepartamental. Es aquella que se da entre los distintos departamentos de una misma empresa, es decir, la que asegura que los diferentes ámbitos de la compañía estén en sintonía y tengan un adecuado intercambio comunicativo. Este diálogo debe ser fluido y eficaz para que, en aquellas situaciones que implican a todos los departamentos (cambios, conflictos, nuevos proyectos), se llegue a un entendimiento sin bloqueos y la solución pueda ejecutarse rápidamente.
– Comunicación intradepartamental. Por el contrario, esta modalidad hace referencia a la comunicación generada dentro de un área en concreto, por ejemplo: la información intercambiada dentro de Recursos Humanos. Generalmente, este tipo de comunicación suele ser más rápida y los canales, en ocasiones, más informales: gran parte de los mensajes pueden transmitirse
De forma paralela a estos dos tipos, surge otro parámetro para categorizar la comunicación empresarial. Dependiendo de la dirección que siga la información, se pueden distinguir las siguientes tipologías:
– Comunicación descendente. Históricamente, es la más utilizada. Se trata de aquella en la que los responsables de departamento y directivos de la empresa se dirigen al resto de empleados dando instrucciones, normas o tareas. Para que este flujo sea adecuado, el tono con el que se trata a los equipos de menor rango debe ser de máximo respeto y en ningún momento deben hacerse diferencias respecto a los empleados en función del cargo que ocupen en la compañía. Al fin y al cabo, la empresa debe transmitir que confía en la labor de sus profesionales, ya que cada puesto es importante dentro de su ámbito de responsabilidad.
– Comunicación ascendente. De forma contraria, este tipo de mensajes son los que circulan desde abajo hasta los cargos más altos de la empresa. Esta dinámica de comunicación es cada vez más importante, ya que permite a los equipos plantear nuevas ideas y sugerencias, además de dar feedback sobre la situación real que existe en los distintos departamentos.
– Comunicación horizontal. Este tipo de comunicación es la que se da entre pares. La forma de intercambiar estos mensajes suele ser más informal que en los tipos anteriores, pero no por ello es menos relevante. Es clave fomentar la colaboración entre los trabajadores, ya que el trabajo en equipo es imprescindible para alcanzar el éxito.
Etapas de la comunicación constructivа
Para conseguir un diálogo constructivo, es necesario tener claras las fases que se deben abordar, para no pasar por alto ninguna de ellas y lograr un resultado óptimo:
1. Preparación. Antes de enfrentarnos a una conversación importante, es necesario mentalizarse y ponerse en situación. Es bueno crear una hipótesis sobre cómo será el intercambio teniendo en cuenta parámetros como el estilo comunicativo del interlocutor. De esta manera, se conseguirá abordar el diálogo de una forma mucho más controlada.
2. Inicio. Para que el encuentro sea productivo y se llegue al objetivo deseado, es básico que todas las partes comiencen desde el mismo punto y con la misma información para que, de esta forma, el intercambio sea mucho más fluido. Para ello, también es importante tener clara la motivación que empuja el diálogo y los objetivos que se pretenden alcanzar.
3. Análisis y creación de opciones. Una vez están claros los objetivos propios, es necesario ponerlos en línea con los del interlocutor, para poder analizar las posibles vías a seguir. Para realizar un buen análisis, es clave saber escuchar y no temer hacer preguntas al otro, así como tener la suficiente empatía y flexibilidad para saber ceder ante la búsqueda de soluciones.
4. Toma de decisiones. Una vez marcadas las posibilidades para encontrar la mejor solución, llega el momento de tomar la decisión. Para ello, es bueno definir previamente un plan de acción y no olvidar establecer los compromisos necesarios que cada una de las partes debe adquirir.
5. Seguimiento. No debe olvidarse nunca el seguimiento, con el fin de que las decisiones tomadas durante el diálogo constructivo se ejecuten de forma adecuada. También es clave cerciorarse de que los compromisos de cada una de las partes se cumplen debidamente para evitar futuros bloqueos en los proyectos acordados.
No es sencillo conseguir un buen flujo de comunicación en el ámbito empresarial, pero vale la pena realizar un esfuerzo extra en ello, ya que, sin fallos comunicativos y con el adecuado procedimiento, es posible crear una dinámica beneficiosa para todo el equipo que elimine una gran cantidad de tiempo perdido y permita alcanzar una mayor productividad.
Y en tu empresa, ¿existe un buen flujo de comunicación?