Compartir conocimiento para que a su vez se viralice y tenga cada vez un mayor alcance, vendría a ser el resultado final de una exitosa red social corporativa. De entrada, no obstante, la mayoría de las empresas que se deciden a ponerla en marcha no son tan ambiciosas y simplemente aspiran a conseguir mejores resultados en su comunicación interna.
La comunicación interna parece que muy a menudo falla y es que, como remarca el experto en comunicación online y socio director de Zinkdo, Víctor Puig, los casos en que una intranet “languidece semiabandonada” en algún servidor son más comunes que aquellos en los que hay un verdadero intercambio vivo de ideas, contenidos e información.
Los deseos, en principio, parecen fáciles de satisfacer. Se trataría de actualizar las estáticas intranets y portales del trabajador a través de plataformas sociales similares a Facebook y Twitter. Los empleados ya las conocen y les pueden resultar más fáciles de usar”, comenta Cristina Aced, periodista y consultora de comunicación especializada en el ámbito online.
Una vez en marcha permiten interactuar fácilmente, agilizan la comunicación entre los empleados y el trabajo colaborativo. “Compartir el conocimiento dentro de la organización es una forma de crear sinergias que ahorran costos y además facilita la innovación”, comenta Aced. "El directivo ha de asumir en la RSI un rol de liderazgo basado en la flexibiliad, en la guía y no en la imposición, en el diálogo y no en la orden".
Víctor Puig lo ve de la misma manera: “Poner al alcance de los empleados una herramienta que permita compartir iniciativas debería estar fuera de toda duda”. Ese flujo de ideas, sugerencias, informes y noticias podría redundar no sólo en una mayor rapidez a la hora de implementar mejoras, sino también en una motivación extra para los empleados.
Eso sí, Puig considera imprescindible que se impulsen desde arriba, desde la misma dirección de la empresa o desde sus departamentos de Formación y/o Recursos Humanos. Y es tajante: "El directivo ha de asumir en la red social interna un rol de liderazgo basado en la flexibilidad, en la guía y no en la imposición, en el diálogo y no en la orden".
En ello coincide plenamente Patricia Fernández, vicepresidenta de Marketing de Zyncro. A su parecer, “el desinterés del jefe, así como el hecho de que no se haga una planificación, diseño y gestión adecuados a cada tipo de empresa es lo único que puede hacer fracasar una red social interna (RSI)”. En cambio, está convencida de que si está planificado y se gestiona bien desde arriba “todo son ventajas”. "Si la empresa no proporciona a los trabajadores un lugar en el que comunicarse e interactuar, ellos buscarán otras vías para conectarse". Cristina Aced
Pero, ¿a todos los tipos de empresas les puede interesar contar con estas redes internas? Cristina Aced es taxativa: sí. A su parecer, todas las empresas deberían contar con algún espacio que facilite la comunicación con los trabajadores. Víctor Puig, en cambio, pone algún matiz, “estas herramientas son más útiles cuanto mayor sea el número de empleados y su dispersión geográfica”.
Empresas de referencia
Ahora mismo, una de las empresas que son referencia por el uso que ya están haciendo de estas redes a nivel interno podría ser Nokia, que ha creado sus redes sociales internas con Socialcast, una herramienta que combina elementos de Facebook y de Twitter y que se puede integrar con Outlook y con Sharepoint.
Aparte, Chatter es una herramienta similar que permite a los trabajadores crear perfiles, grupos y que compartan archivos. Otras herramientas, como Yammer apuestan por la rapidez y brevedad del microblogging a nivel interno y, de hecho, se dice que Yammer es el Twitter para las empresas.
Otra opción es Zyncro, que permite crear intranets sociales y se puede integrar con Sharepoint, ERP o OCRM’s; o la implementada por Softonic, como asegura Maria Franquesa, vicepresidenta de marketing de la compañía, “esta herramienta cumple una función de foro, es un lugar de encuentro y de intercambio de ideas y muestra diferentes aportaciones de los empleados, tanto de temas relacionados con el trabajo como de temas generales”.
Pero, según destaca, para ellos la sección más importante es el buzón de ideas, en donde se reciben diferentes propuestas a todos los niveles por parte de cualquier empleado que quiera hacerlo y el resto puede comentar y votar y, finalmente, la empresa da una respuesta oficial. Inspirada en Facebook y en otras redes sociales del mismo estilo, “nuestro interés principal es que los empleados puedan compartir ideas”, comenta Franquesa. “Es básico que los empleados tengan una herramienta interna donde compartir sus intereses tanto profesionales como personales. Así se fomenta el espíritu de equipo, uno de nuestros valores como compañía”.
Comunicación horizontal
Con todo, de lo que no hay duda es de que estas RSI cambiarán la relación entre directivos y empleados, en eso coinciden los expertos. “En principio, deberían facilitar una mayor transparencia interna, un reconocimiento a las iniciativas más interesantes, y por lo tanto, una mayor facilidad para la detección y aprovechamiento del talento que tiene la estructura de la empresa”, comenta Víctor Puig.
Así, la comunicación tendría que ser cada vez más horizontal y menos vertical. “En una red social interna importa más lo que se dice que quién lo dice y ello democratiza la posibilidad que tienen los trabajadores de comunicarse y dar a conocer sus ideas”, sostiene la autora de “Relaciones públicas 2.0. Cómo gestionar la comunicación corporativa en el entorno digital”, Cristina Aced.
"Nuestro interés principal se focaliza en que los empleados puedan compartir propuestas y por ello es muy importante el buzón de ideas". María Franquesa
Por otra parte, para evitar que la RSI provoque un efecto contrario al buscado y haga perder el tiempo a los empleados es importante, y en eso coinciden Aced y Puig, “definir bien los objetivos de la red social interna y vincularlos a los objetivos profesionales de cada trabajador”. No obstante, Puig añade que tener canales para compartir temas a priori off-topic (ocio, vacaciones, temas poco relacionados con la empresa) es también una manera de que el equipo descubra más matices en común y se sienta más seguro y confiado en la comunicación.
“Somos personas y confiamos en quienes conocemos: conocernos mejor nos ayuda a trabajar mejor”, resume.
Llegados a este punto, queda plantearse si se puede seguir siendo un empleado ejemplar y no ser en absoluto social virtualmente hablando. Para Cristina Aced, no es cuestión de ser social porque sí, sino de participar en la red social corporativa para lograr unos objetivos. “Si el trabajador se niega a participar, a compartir en la red interna, a colaborar con otros compañeros esto afectará a su trabajo y su desempeño de la misma forma que si se niega a trabajar en equipo o tiene problemas de comunicación fuera de la red virtual corporativa”.
Por tanto, no se trata de algo totalmente nuevo: “Lo que estamos haciendo es trasladar algo que ya se hacía de forma presencial al entorno digital”, afirma la experta en comunicación online. Por su parte, Víctor Puig vuelve al principio, a la constatación de que todavía no son sociales virtualmente hablando ni muchas empresas ni muchos trabajadores y se muestra convencido de que con el tiempo “es imprescindible empujar a todo el mundo a las redes sociales ya que está por ver qué tipo de perfiles profesionales podrán permitirse ese sacrificio en un futuro cercano”.
¿Quién va a renunciar a compartir, crear y crecer?