Evaluar y redefinir: cómo mejorar el proceso de onboarding

El proceso de incorporación de nuevos trabajadores es una actividad comercial esencial: sin una incorporación adecuada, tardarán más en volverse productivos y tienen más probabilidades de abandonar la empresa antes de tiempo.

Por eso no se debería considerar la incorporación como una iniciativa solo de recursos humanos. Para crear una base sólida de éxito para los nuevos trabajadores, el proceso debe crecer y evolucionar con el tiempo a medida que cambian las necesidades de su empresa.

En este artículo, cubriremos algunas prácticas recomendadas de incorporación clave para mejorar el proceso y garantizar que cada nuevo obtenga una mejor incorporación que el anterior.

Identifica las métricas de incorporación y comienza a medirlas

Siempre necesitas una forma confiable de medir el éxito cuando intentas mejorar algo, y la incorporación no es una excepción. Cuando hayas decidido comenzar a mejorar activamente el proceso, mide estas estadísticas de incorporación: no necesitas herramientas ni conocimientos especializados para comenzar, y te darán una idea de cuán agradable y efectivo es el proceso. 

Rotación de personal: 

La mayoría de los profesionales de RR.HH. con experiencia pueden confirmar que una gran parte de la rotación de personal se produce durante el primer año. Los estudios y encuestas han llegado a diferentes resultados, pero la mayoría sitúa la tasa de rotación del personal entre el 30 y el 50 por ciento. En determinadas industrias o puestos, la mayor parte de la rotación puede incluso producirse durante el primer mes.

Las altas tasas de rotación entre los nuevos trabajadores no siempre se debe a una mala incorporación: una persona puede pasar por un excelente proceso de incorporación, pero optar por dejar la empresa por motivos personales. Sin embargo, un onboarding que no haga que el nuevo trabajador se sienta bienvenido y seguro en su nuevo puesto es probable que contribuya a una rotación más temprana.

Es importante prestar atención a la tasa de rotación de todos los nuevos trabajadores durante el primer año e intentar desglosar las cifras por departamento, puesto o gerente. Esto ayudará a identificar los puntos débiles en la incorporación en toda la organización.

Compromiso de los empleados:

El compromiso puede ser difícil de medir, pero hay algunos indicadores. Las altas tasas de ausentismo , las disminuciones en el rendimiento o la producción, o las puntuaciones en descenso en las encuestas de satisfacción de los trabajadores pueden ser causadas por niveles decrecientes de compromiso. Estos niveles deben medirse en toda la fuerza laboral, especialmente cuando la proporción de empleados que planean cambiar de trabajo en los próximos 6 meses está aumentando. Pero si el compromiso está sufriendo entre sus nuevos trabajadores, los problemas en el proceso de incorporación podrían ser los culpables.

Satisfacción durante la incorporación: 

También puede medir la satisfacción durante el onboarding preguntando directamente a los nuevos trabajadores, esta es la forma más sencilla de medir la calidad de su proceso de incorporación. Sin embargo, no siempre se garantiza que brinde resultados precisos, en particular si sus respuestas no son anónimas . Utiliza estos resultados directos junto con otras métricas del onboarding para obtener una imagen completa de la calidad del proceso.

Independientemente del tamaño de la organización, una breve encuesta de incorporación de trabajadores es fácil de configurar y proporciona información insuperable. Recuerda estos consejos para mantener la precisión de sus resultados:

• Mantén la encuesta lo más consistente posible: es inevitable que se modifique ligeramente la encuesta a lo largo del tiempo a medida que evoluciona el proceso de incorporación. Es posible que a determinadas personas también se les hagan preguntas diferentes; por ejemplo, los trabajadores remotos tienen expectativas de incorporación diferentes a las del personal que trabaja en las instalaciones. Sin embargo, se debe intentar hacer las mismas preguntas a cada nuevo trabajador y enviar la encuesta al mismo tiempo, por ejemplo, cinco semanas después de comenzar. Esto garantiza que se pueda comparar de manera confiable los resultados a lo largo del tiempo y obtener una mejor idea de cómo están funcionando los cambios en el proceso de onboarding.
   
• Piensa detenidamente en las preguntas de la encuesta de incorporación de nuevos trabajadores: crear preguntas de encuesta de onboarding que brinden resultados precisos es complicado. Para lograr el mejor equilibrio entre respuestas comparables y conocimiento personal, combina preguntas cerradas y abiertas. Por ejemplo, pídeles que califiquen su satisfacción general con la incorporación en una escala del 1 al 10, pero también pídales que enumeren los puntos destacados de su primera semana en el trabajo.
   
• Piensa en el formato: la encuesta de onboarding es importante y es una gran oportunidad para obtener comentarios, pero nadie quiere perder el tiempo completando una encuesta compleja con cientos de preguntas. Intenta que sea breve y se centre en los aspectos más importantes. 

Comparte los comentarios y comunica los éxitos del onboarding

Si bien los miembros del equipo de toda la empresa deben participar en la incorporación, el departamento de RR.HH. es el responsable del proceso. Sin embargo, eso no significa que la información sobre la eficacia de la incorporación deba quedar reservada solo a esta área. Para empezar a mejorar realmente el proceso, la retroalimentación debe dirigirse a los gerentes y colegas con los que los nuevos trabajadores pasan la mayor parte de su interacción durante el onboarding.

• Asegúrate de que los gerentes sean conscientes de la importancia de la incorporación: un proceso de onboarding bien diseñado y estandarizado puede aumentar la productividad de los nuevos empleados en un 62 % y la retención en un 50 %, como se informa en Harvard Business Review , por lo que los gerentes que se consideran demasiado ocupados para participar realmente en el proceso de incorporación deben comprender el caso comercial para presentar a los nuevos trabajadores de manera adecuada.
• Comparte las mejoras: una vez que hayas comenzado a realizar un seguimiento de las métricas de incorporación de nuevos trabajadores, podrás ver cuándo mejoran, por ejemplo, cuándo comienzan a aumentar las tasas de retención. No supongas que el resto de la organización lo notará, en cambio, trabaja para compartirlo activamente a través de sus canales de comunicación. Cada mejora en el proceso de onboarding tendrá efectos directos en sus resultados.
• Toma medidas concretas para solucionar los problemas: cuando hagas seguimiento del proceso de onboarding, revisa los departamentos y gerentes que parecen arrojar las métricas de menor rendimiento y trabaja para mejorar las cosas. El dicho "la gente abandona a los jefes, no a las empresas" se usa demasiado, pero puede tener algo de verdad: una encuesta de la consultora de gestión DDI descubrió que más de la mitad de los encuestados habían renunciado al menos a un trabajo debido a un gerente. Sus esfuerzos por recopilar información de los nuevos trabajadores sobre la realidad del proceso de onboarding serán en vano si no la pones en práctica junto con los líderes que están contratando personal nuevo.