Actualmente, los campus virtuales han dejado de ser una herramienta exclusiva de las universidades desarrolladas para impartir formación a distancia y servir de nexo de unión entre los estudiantes y sus profesores. Y es que cada vez son más las empresas que se suman a esta propuesta formativa que destaca por su flexibilidad y sus capacidades para fomentar el aprendizaje continuo y colaborativo.
Que las nuevas tecnologías han revolucionado la manera en que las organizaciones imparten la formación a sus empleados es una realidad que ya nadie pone en duda. El e-learning cada vez está más presente en el catálogo formativo no solo de las grandes empresas, sino de las de cualquier tamaño y sector. De hecho, según la compañía norteamericana Docebo, este año se producirá una inversión mundial en este mercado que rondará los 51.000 millones de dólares.
No obstante, muchas organizaciones están dando un paso más en la forma de capacitar a sus profesionales y mejorar sus habilidades y competencias mediante la creación de lo que se conoce como “campus o aulas virtuales”. Básicamente, son espacios online de aprendizaje orientados a facilitar la experiencia formativa a distancia a una comunidad concreta de personas, como puede ser la plantilla entera de una compañía, o un departamento o área específica. Su puesta en marcha tiene ventajas como la flexibilidad, pues permiten formarse a través de cualquier dispositivo en cualquier momento y lugar, dedicándole el tiempo que uno crea necesario; el fomento del aprendizaje constante y actualizado a través de la interacción entre tutores y alumnos; y que no es necesario contar con grandes conocimientos informáticos para su uso, porque todo se realiza online y mediante herramientas intuitivas.
Las plataformas LMS
Precisamente, estos entornos virtuales se apoyan en las plataformas LMS (Learning Management System), que son el corazón de estos sistemas y las que hacen posible que se pueda ofrecer una gama completa de actividades. La gran ventaja de estas herramientas es que son totalmente personalizables, por tanto, pueden ser adaptadas tanto a la estrategia y cultura formativa como a los contenidos y estilo pedagógico de la organización. Además, permiten organizar cursos con facilidad y rapidez; todo desde un punto de vista centralizado y automatizado que puede ir creciendo a medida que las necesidades formativas empresariales se vayan incrementando.
Todo esto tiene también un reflejo en el propio empleado, el cual se convierte en el protagonista de su propio aprendizaje a través del autoservicio y los servicios auto guiados. Cada cual es libre de impulsar su formación como crea necesario, ya sea a través de la realización de cursos online disponibles en el propio campus virtual y el seguimiento de artículos y contenidos multimedia relacionados; ya sea mediante el intercambio de conocimientos con otros compañeros que también tienen acceso a la plataforma a través de chats, redes sociales internas y mensajes directos; o ya sea a través de la interacción con los tutores, que pueden orientar su capacitación para que resulte más efectiva.
Claro que, aparte de todas estas prestaciones, las plataformas LMS deben poder integrarse con otras aplicaciones empresariales utilizadas tanto por Recursos Humanos como por Administración para, de esta manera, poder medir el impacto, la eficacia y, sobre todo, el coste de las actividades formativas. Además, han de ser accesibles desde cualquier dispositivo móvil, ya que esto no solo permitiría acceder al campus virtual desde cualquier momento y lugar, sino que también facilitaría la recepción de avisos para estar informado al minuto de lo que ocurre en la plataforma virtual, y posibilitaría entablar conversaciones desde el propio terminal con otros compañeros.
Ahora bien, el hecho de poner en marcha este tipo de plataformas virtuales también exige, cierto grado de compromiso para facilitar su adecuado mantenimiento. Esto se traduce en buscar tutores que dediquen tiempo para dotar a la herramienta de contenidos novedosos y actualizados de forma constante.
Cómo elegir una plataforma LMS
Una vez claras las ventajas y obligaciones que generan las tecnologías LMS, es momento de plantearse de qué forma se puede acceder a este tipo de soluciones. Básicamente, es posible adquiriendo una licencia para su uso comercial de compañías que las distribuyen o utilizando las plataformas de código abierto (open source). También hay que tener en cuenta otra serie de factores. Lo principal es que la solución elegida permita su adaptación total a las necesidades de la empresa, para lo cual hay que analizar su funcionalidad y las opciones de gestión de contenidos. La ventaja de estos sistemas es que se presentan con una interfaz gráfica visual y amigable. Y a partir de ahí, se debe estudiar sus capacidades de interacción, su compatibilidad, sus opciones de mantenimiento y su configuración de las tareas, los ejercicios y el seguimiento de todo ello.
Por otro lado, es importante que permita una identificación de los usuarios en función del rol que tiene cada uno de ellos. Por ejemplo, lo habitual en estos casos es que haya de cuatro clases: administrador, que es quien gestiona por completo la plataforma; alumno, que puede acceder a su área personal, desde donde administra sus recursos formativos y colaborativos; tutor, que puede realizar cualquier acción dentro de un curso, incluyendo cambiar actividades y poner objetivos a los empleados; y creador de cursos, que pueden incorporar nuevas materias y enseñar en ellas.
Por último, la puesta en marcha de este sistema de información ha de contar con el impulso de todos los directivos, no sólo el consejo de dirección; sino también de los mandos intermedios, que son quienes deben impulsar su uso entre el resto de los empleados.