Poco a poco, las secretarias se han transformado en un cargo clave dentro de cualquier organización. Y es que su creciente especialización ha llevado a que incluso el puesto sea ocupado por profesionales de otras carreras, tanto técnicas como universitarias, debido a las altas rentas que han alcanzado, además del nivel de habilidades y competencias requeridas.
Frente a este escenario, vale la pena recordar que quien desempeña este rol está involucrado en temáticas del ámbito de gestión de los principales ejecutivos de una compañía, es decir, manejan información confidencial y, por lo mismo, necesitan manejar situaciones complejas y tomar decisiones con un criterio a la altura de esta responsabilidad.
Actualmente las organizaciones están buscando a una persona que más allá de enfocarse en agendar reuniones de forma sistemática y repetitiva, también sea capaz de organizar las jornadas de managers y directivos de una manera estratégica, aparte de tomar ciertas resoluciones y tener orientación al negocio.
Así, las secretarias deben cumplir con una serie de requisitos, pero la característica que mejor define al nuevo perfil es multitasking. Armar la logística completa de los viajes de sus jefes, involucrarse en áreas financieras y contables, conocer el proceso de facturación, prestar asistencia en la organización de eventos e incluso saber usar planillas de cálculo y softwares o programas de gestión, son solo algunos de los aspectos de deben gestionar.
Habitualmente esta posición la ocupan técnicos en secretariado bilingüe, debido a que deben hablar inglés y español, aparte de contar con manejo avanzado de MS Office, como base.
Al mismo tiempo, como suelen atender aspectos vinculados a la comunicación con personal interno y clientes, y ver temas relacionados con recursos humanos; requieren excelentes habilidades interpersonales y de relacionamiento. Este es el desde para una secretaria de gerencia, ya que son profesionales que necesitan una formación constante en idiomas, relaciones públicas, expresión oral y gestión de eventos.
De esta forma, un perfil con 1 o 2 años de experiencia puede partir en una renta de 900 mil pesos mensuales líquido, llegando hasta más del millón y medio cuando manejan 3 idiomas, tienen conocimiento en sistemas operativos, o han tenido experiencia en otras compañías multinacionales.
Su campo laboral está en las grandes empresas, o sea, en aquellas organizaciones en las que los viajes entre las diferentes oficinas del mundo son frecuentes, que tienen una estructura jerárquica más compleja y cuyas posiciones estratégicas son ocupadas por varios gerentes y directores.
En las firmas más pequeñas, frecuentemente la recepcionista es quien asume las funciones de una secretaria de gerencia, debido a que buscan optimizar recursos. No obstante, muchas veces también son profesionales bilingües y con excelente habilidades interpersonales. Así pueden gestionar eficientemente las comunicaciones entre las diferentes áreas de la compañía.
En cuanto a la edad, en la mayoría de los casos son personas por sobre los 30 años y, en relación al género, si bien la tendencia apunta a que comúnmente la posición sea ocupada por mujeres, actualmente el perfil masculino no está descartado, ya que las organizaciones están más abiertas a cambiar la mentalidad en este sentido.
Existe la creencia cultural de que las mujeres tienen más competencias blandas, como capacidad de organización, planificación y trabajo en equipo, por mencionar algunas; no obstante este pensamiento poco a poco se está desarraigando y hoy vemos a muchos hombres que comparten estas cualidades, por lo tanto, podrían desempeñar perfectamente este rol.