El Covid-19 ha afectado a las empresas de distintas maneras. Sin embargo, una de las consecuencias más generalizadas de la pandemia fue el aumento del teletrabajo, según lo recomendado por los gobiernos y las autoridades sanitarias para combatir la propagación del virus. Lee el artículo sobre cómo comprometer a un equipo remoto
No obstante, este cambio podría ser duradero. De hecho, de acuerdo a un estudio de Randstad Chile, 75% de los ejecutivos encuestados señaló que mantendrán el home office en su firma incluso después de que las condiciones vuelvan a la normalidad.
Así, con el teletrabajo consolidándose en la mayoría de las industrias, es importante estar al tanto de los errores más comunes que debes evitar.
- No fomentar el equilibrio entre el trabajo y la vida personal
Algunos empleados podrían estar enfrentando serias dificultades para tener un buen balance entre vida laboral y familiar. Si bien el teletrabajo ayuda a mejorar algunos de estos aspectos, al devolver el tiempo que antes se ocupaba trasladándose a la oficina, por ejemplo, también puede difuminar los límites entre el ámbito profesional y el personal.
Para ello, conversa con tus colaboradores para saber si tienen la posibilidad de separar los espacios en su hogar y dejar uno de los ambientes solo para trabajar. Así, cuando necesiten tomarse un descanso o desconectarse, podrán ir a un área de la casa que no asocien con las responsabilidades laborales. Si viven en un departamento pequeño o tienen pocos metros cuadrados para hacer esta “división”, anímalos a que no contesten correos electrónicos y otras notificaciones fuera de la jornada laboral, ya que el acceso instantáneo a las herramientas de comunicación que brindan los teléfonos inteligentes puede hacer que las personas se sientan "siempre activas", lo que puede llevar al agotamiento, más aún con teletrabajo.
Esto es vital para la salud y bienestar, especialmente en momentos de gran estrés y ansiedad. Incluso debe ser una prioridad para los empleadores en la era posterior al Covid-19, debido a que según los expertos del Centro Médico Cedars-Sinai, es probable que la pandemia tenga consecuencias a largo plazo para la salud mental.
- No generar una rutina diaria
Si algún integrante de tu equipo le cuesta generar una rutina de trabajo desde casa, es recomendable que tomes la iniciativa en la elaboración de una estructura clara. Una idea es realizar reuniones periódicas y regulares durante la semana para que todos tengan varias oportunidades de ponerse al día, comentar sus avances y compartir información clave. También puedes establecer un calendario de citas regulares con ciertas personas, particularmente con aquellas que son más productivas cuando colaboran y comparten ideas con otros.
Hay muchas herramientas de gestión de proyectos que puedes utilizar para crear planes de teletrabajo y horarios que se compartan fácilmente con todos. Hay plataformas que son particularmente útiles para crear listas de tareas pendientes, priorizar las actividades más importantes y asignar responsabilidades.
Además de brindar apoyo y estructura, los horarios son una buena manera de dar tiempo para los descansos, las comidas y el ejercicio. Los colaboradores más exitosos establecen límites claros entre su vida laboral y familiar, y las compañías deben estar listas para ayudar a sus empleados a conseguirlo.
- Fallar en la comunicación
Cuando las personas pasan mucho tiempo juntas en la oficina, el contacto y la comunicación entre colegas suele ser frecuente y automático. Naturalmente hablarán entre ellos y discutirán lo que piensan, lo que les ayuda a aliviar el estrés y compartirán ideas sobre cómo hacer su trabajo de manera más efectiva.
Sin embargo, con el teletrabajo, el contacto y las conversaciones regulares se vuelven más difíciles, algo que puede tener consecuencias negativas. Además de hacer que la gente se sienta aislada y privada de los beneficios básicos del contacto humano, es probable que las barreras en la comunicación afecten el desempeño de la empresa a nivel general. Por ejemplo, si estás ejecutando un pedido para un cliente importante, con una fecha límite ajustada, necesitarás que todos los involucrados en el proyecto estén en contacto frecuente entre sí. Esto reducirá el riesgo de que se cometan errores o se pasen por alto las prioridades del cliente como resultado de una mala comunicación. Lee cómo evalúan los trabajadores la comunicación de objetivos en la modalidad de teletrabajo.
Una vez más, la tecnología tiene un papel vital. Herramientas como Zoom, Microsoft Teams y G Suite de Google hacen que sea más fácil y más barato que nunca que los colegas se mantengan en contacto, sin importar dónde se encuentren. Aplicaciones como estas son invaluables para la comunicación formal, pero también se pueden usar para conversaciones informales y actividades de equipo.
- Suponer que los empleados no necesitan apoyo
La gente responde de maneras diferentes al teletrabajo. Algunos funcionan mucho mejor en la interacción social y la colaboración y, por lo tanto, necesitan estar en contacto regular con sus compañeros para mantenerse productivos. Sin embargo, quienes están acostumbrados a trabajar solos o son naturalmente más tranquilos, pueden volverse aún más introvertidos cuando están a distancia, tal vez porque no se sienten lo suficientemente seguros para hablar si tienen una pregunta o un problema.
Así, los líderes no deben asumir que los empleados están a gusto solo porque no expresan ninguna preocupación. De hecho, los más reservados podrían ser los que requieran la mayor atención, ya que es menos probable que manifiesten que necesitan apoyo.
Incluso las acciones y los gestos más pequeños, como un llamado para comunicarte con alguien con quien no has hablado durante un par de días, puede ser suficiente para sentir respaldo. También reduce el riesgo de que problemas aparentemente menores no se aborden y se conviertan en problemas graves. Ser proactivo en este sentido demuestra tu compromiso con el bienestar de los colaboradores, lo cual es bueno para la marca empleadora, pero por sobre todo, para las personas. Revisa el artículo sobre las consecuencias que el teletrabajo en cuarentena puede tener en el clima laboral.
- No proporcionar asistencia técnica
Una de las prioridades de las empresas que están girando hacia el teletrabajo de manera definitiva, ya sea por elección o por necesidad, debe ser garantizar que los empleados tengan acceso a todas las herramientas y tecnologías que necesitan para desempeñarse de manera efectiva. Yendo un paso más allá, también debes pensar en qué procesos y sistemas deben implementarse para brindar soporte técnico y soluciones continuas.
Eso significa hacerse preguntas como:
¿Cómo responderás a los problemas técnicos que impiden que las personas hagan su trabajo, por ejemplo, una computadora portátil que funciona mal?
¿Existe soporte técnico disponible para quienes tienen problemas con el software o los sistemas que necesitan para el teletrabajo?
¿Puedes brindar capacitación continua para ayudar a los empleados a aprovechar al máximo la tecnología disponible para el home office?
- Pasar por alto la seguridad
Es esencial que los empleados puedan hacer su trabajo desde casa de la manera correcta, pero también que operar con una fuerza laboral remota no aumente los riesgos de seguridad para la empresa. Para esto, existen medidas que puedes implementar para aumentar la protección y mantener seguros los activos de la compañía y la información confidencial.
En primer lugar, considera proporcionar dispositivos de la empresa, como computadoras portátiles y teléfonos, a las personas cuyo trabajo implica manejar datos que deben estar resguardados. Con esto, te aseguras de que cada equipo que se utiliza para el trabajo tenga una configuración de seguridad sólida y esté protegido con un antivirus confiable.
Otra opción que puede resultar eficaz es crear una red corporativa virtual, que aumenta la seguridad al proporcionar un "túnel" privado donde los datos se pueden enviar y recibir de forma segura, utilizando herramientas de cifrado y autenticación.
- Microgestión
Si bien es vital mantener el contacto con la gente y realizar controles regulares, también es importante no llegar al otro extremo y convertirse en un microgestor. Debes tener una comunicación regular con tu equipo, pero también demostrar que confías en que cada uno puede hacer su trabajo de manera eficiente sin que un gerente (virtualmente) esté constantemente mirando por encima de su hombro.
Las investigaciones han mostrado que el teletrabajo puede ayudar a las personas a ser más eficientes, ya que el 77% dice que es más productivo cuando trabaja desde casa y el 76% evita ir a la compañía cuando necesita concentrarse en un proyecto. En última instancia, debes buscar el equilibrio entre la supervisión remota, brindar el apoyo que necesitan los colaboradores y dar un nivel de libertad y control sobre sus funciones.
- No establecer expectativas
Las personas que nunca han trabajado a distancia deben tener una idea clara de cómo cumplirán con sus responsabilidades desde casa (o donde sea que se encuentren) y el nivel de productividad al que deberían aspirar.
Para las posiciones que solo requieren una computadora, una conexión a Internet y acceso a datos y sistemas comerciales, puede haber muy poca diferencia entre trabajar en una oficina y desempeñarse desde el hogar. Sin embargo, los cargos que dependen más de la colaboración y la interacción entre compañeros no son tan adecuados para el home office. En estos casos, es importante elaborar un plan sobre cómo pueden entregar su máximo potencial a pesar de trabajar en circunstancias desconocidas para ellos.
Te dejamos una mini guía con pasos prácticos y las medidas que puedes tomar para ayudar a tus teletrabajadores a lograr los mejores resultados
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